Sistemas de información en las organizaciones
Resumen
El presente trabajo define los Sistemas de Información y destaca su participación como un elemento de apoyo para el desarrollo de las organizaciones. Se enfatiza la necesidad de distinguir entre los componentes que integran o dan sustento al sistema de información y el propio sistema, por otra parte se resalta la importancia de que el entorno, la organización y el sistema estén integrados armónicamente para potenciar el desempeño individual y colectivo que permita el logro de los objetivos organizacionales.
Palabras clave: Sistemas de Información, organización, Tecnología de Información (TI)
Abstract
In this paper information systems are defined and to highlight it as a support for the development of organizations. It emphasizes the need to distinguish between components that make up the information system and the system itself, on the other hand you can see the importance of integrating harmoniously the organization and the system with its environment, with the intention of enhancing individual performance and as a perfect team to enable the achievement of organizational objectives.
Keywords: Information Systems, Organisation, Information Technology (IT)
Introducción
En este documento, se resalta la importancia que tiene el uso de Sistemas de Información en las organizaciones contemporáneas. Como una consecuencia de que se desempeñen en un entorno globalizado y en constante transformación, requieren apoyarse en información confiable y oportuna que sea generada a través de su propio funcionamiento así como de la interacción con su entorno, mediante procedimientos y estrategias propias que sean diseñadas para conseguir una mejora en su desempeño integral.
Definición de Sistema de Información
La forma en que las empresas implementan sus actividades, depende en gran medida del contexto donde se desarrollan, de las condiciones a las que se enfrentan y de las herramientas que tienen a su disposición.
Un Sistema de Información es un sistema organizacional formalizado que se define como un conjunto de componentes interrelacionados que incluyen elementos sociales y técnicos organizados para recolectar, procesar, ordenar, almacenar y convertir los datos en información; la cual se distribuye en la organización para apoyar los procesos de toma de decisiones relacionados con la coordinación, control de recursos, análisis de problemas y temas complejos así como en la creación de nuevos productos. (Laudon & Laudon, 2012; Piccoli, 2012).
Los Sistemas de Información generan y gestionan información sobre componentes relevantes para la organización como: Clientes, empleados, compras, ventas, etc. Los datos deben ser procesados para generar información útil mediante tres actividades indispensables:
Entrada: Ingresar al Sistema de Información los datos brutos que se generan dentro o fuera de la empresa.
Proceso: Convierte el dato de entrada en información mediante procesamiento interno del sistema.
Salida: Transfiere la información obtenida a los usuarios.
Un proceso es cualquier manipulación de datos, por lo general con el objetivo de producir información (Oz E., 2001).
En la figura 1, se muestra el ambiente en que se desarrolla el Sistema de Información, los datos relevantes para la organización son tomados del entorno, se eligen aquellos que guardan relación con el contexto de la empresa, los datos personales de los proveedores o de los clientes son ejemplos de datos de entrada.
Las entradas del sistema se procesan para reorganizarlos, darles sentido y obtener información como salida del mismo, cuando es necesario, se retroalimenta al sistema con nuevos datos susceptibles de ser procesados e ingresados nuevamente con la finalidad de evaluar y refinar la entrada.
Reforzando la idea anterior, Oz (2001) afirma que una de las contribuciones más importantes de un Sistema de Información para el funcionamiento sólido de una organización es la automatización del intercambio de información entre subsistemas de negocios.
Fuente: Laudon & Laudon (2012)
Figura 1. Sistemas de Información y Organización
Las salidas del sistema tienen nuevamente relación con el entorno, al entregar la información procesada a los usuarios del sistema y/o a otras actividades subsecuentes, repercuten en el ambiente externo de la empresa al apoyar a los actores protagónicos en los procesos de toma de decisiones; en todo momento, las salidas del Sistema de Información modifican el contexto y de igual manera, el sistema está siendo afectado por los elementos del entorno.
Otra propuesta es la ofrecida por Piccoli (2012), representada por el modelo de la figura 2, el cual indica que el efecto inmediato de un Sistema de Información está implícito en la decisión de incorporarlos a sus actividades. Si se usan, la intención y los resultados planificados acontecen, incluyendo por supuesto los resultados financieros, las acciones ejecutadas por las personas y los efectos sobre las futuras oportunidades y limitaciones de la empresa.
Fuente: Piccoli (2012:41)
Figura 2. El sistema de Información en un contexto organizacional
Este modelo muestra que los Sistemas de Información no existen aislados, sino que se encuentran insertos en un contexto organizativo específico, definido por la estrategia de la empresa, la cultura y la infraestructura de Tecnología de Información.
Se invierte en Sistemas y Tecnología de la Información porque se espera que devuelvan un valor económico a la empresa. La decisión de construir o mantener un Sistema de Información se fundamenta en que se sabe con certeza que el tomar la decisión de implementarlo, acarreará beneficios sustanciales y tangibles para la empresa. Estos rendimientos se traducen en aumento de la productividad, aumento de ingresos, o es parte de un plan estratégico para mejorar el desempeño empresarial.
Desde ésta perspectiva, los Sistemas de Información crean valor para la empresa porque le permiten incrementar sus ingresos o reducir costos al proporcionar información que ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones o a mejorar sus procesos de negocios.
Computadoras y Sistemas de Información no son sinónimos, las computadoras son necesarias para construir un Sistema de Información, pero más importante que contar con tecnología de punta, es conocer a la organización, tener diseñados los procesos mediante los cuales se pueda construir información valiosa, oportuna y eficiente. Sólo de esta forma las salidas del sistema pueden estar alineadas con los objetivos organizacionales y reportar los beneficios para los que han sido diseñados.
La Tecnología de la Información es una de las muchas herramientas que los administradores utilizan para mejorar las condiciones de operación de sus empresas, a continuación se listan una serie de componentes que interrelacionados conforman la base sobre la cual opera un Sistema de Información:
- El Hardware (HW)
- El Software (SW)
- La tecnología de administración de datos
- La tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones
- Redes locales
- Internet y World Wide Web
Los elementos listados constituyen la infraestructura y Tecnología de Información de la empresa. La tecnología proporciona la base sobre la cual la empresa puede construir sus Sistemas de Información.
Cada organización debe diseñar y operar cuidadosamente su infraestructura de Tecnología de Información de tal manera que cuente con el conjunto de servicios necesarios para cumplir el trabajo que se encomienda a los Sistemas de Información.
Todo Sistema de Información requiere una base tecnológica sólida y bien relacionada que funja como herramienta de procesamiento y almacenamiento de la materia prima de los Sistemas de Información, en cambio el software, constituido por miles de instrucciones de código funcionales, es el ente que dirige y controla el procesamiento de datos por computadora.
Saber cómo funcionan las computadoras y los programas de cómputo es importante para diseñar soluciones que resuelvan los problemas de la organización, pero esto es sólo una parte de un Sistema de Información (Laudon & Laudon, 2012).
Se requiere de un profundo conocimiento de la organización para poder crear valor en la empresa y proporcionar una solución organizacional y gerencial que soporte una toma de decisiones.
Usos de Sistemas de Información apoyando a la empresa
Los administradores de empresas, deberán tomar en cuenta la necesidad de realizar una inversión para implementar y usar Sistemas de Información. Es sumamente importante que se auxilien de planes sistemáticos que les permitan hacer la elección más acertada en la selección y aprovechamiento de la Tecnología de información que habrán de adquirir.
Laudon & Laudon, (2012) refuerza estas ideas al comentar que el uso eficiente de los Sistemas de Información requiere entender los aspectos de organización qué les dan forma. Un Sistema de Información crea valor para la empresa al constituir una solución de organización y administración a los retos planeados por el entorno. En la figura 3 se presentan los aspectos que están vinculados con los Sistemas de Información en las empresas.
Fuente: Laudon & Laudon (2012)
Figura 3. Sistemas de Información y su entorno
Los Sistemas de Información no podrían entenderse sin considerar el entorno de negocios al que pertenecen, para incorporarse a la operación de una empresa deben sintonizarse a ese ambiente para explotar su potencial de proveer soluciones a los retos del contexto al que pertenecen.
Cada empresa cuenta con una cadena de valor de la información, se adquieren datos en bruto y luego en cada una de las partes del proceso, se les añade valor para apoyar el resto de las actividades administrativas, como se describe en la figura 4.
Fuente: Laudon & Laudon (2012)
Figura 4. Cadena de valor de la información de una empres
Hoy en día hay una interdependencia cada vez mayor entre los Sistemas de Información de una empresa y sus herramientas de negocios. Los cambios en la estrategia, las reglas y procesos de negocios demandan cada vez un mejor desempeño del hardware, las bases de datos y las telecomunicaciones. A menudo, lo que a la organización le gustaría hacer depende de lo que sus Sistemas de Información le permitan, como se puede apreciar en la figura 5.
Fuente: Laudon & Laudon (2012)
Figura 5. La interdependencia entre las organizaciones y los Sistemas de Información
La posibilidad de utilizar los Sistemas de Información para lograr una ventaja competitiva está al alcance de las organizaciones puesto que pueden sustentarse en ellos para alcanzar excelencia operacional, nuevos productos, servicios y modelos de negocios, cercanía con clientes y proveedores así como una toma de decisiones eficiente. Aprovechar el desarrollo de estas capacidades las colocaría en una posición ventajosa ante sus competidores.
Para una toma de decisiones eficiente dentro de las organizaciones, es necesario hacer uso de los datos almacenados en los diferentes Sistemas de Información y sus correspondientes bases de datos mediante el empleo de Tecnologías de la Información (Cohen, 1998; Cursack, 2005).
Según Luftman (2003), cuanto mayor sea el alineamiento de la Tecnología de la Información con los objetivos de la organización mayor será su rentabilidad, casi la mitad de las ganancias de una empresa de negocios se pueden explicar mediante la alineación de la TI con los negocios.
Triángulo de la Estrategia de Sistemas de Información
En este modelo que se encuentra plasmado en la figura 6, se sugieren 3 puntos neurálgicos dentro de la estrategia:
- Estrategia de negocios
- Estrategia organizacional
- Estrategia de información
Fuente: Pearlson K. E. & Saunders C. S. (2011:23)
Figura 6. Triángulo de la estrategia de Sistemas de Información
El modelo describe el contexto en el cual operan los Sistemas de Información, existe una estrategia de negocios que orienta a la estrategia organizacional y a la estrategia de información.
Las empresas exitosas tienen una estrategia de negocio primordial que impulsa tanto la estrategia de la organización como la de Sistemas de Información. Las decisiones que se tomen respecto a la estructura, las contrataciones y otros componentes de la estrategia de la organización, así como las decisiones relativas a las aplicaciones, hardware y otros componentes de los Sistemas de Información, están impulsadas por los objetivos, estrategias y tácticas del negocio. Para que una organización sea exitosa, debe lograr equilibrar cuidadosamente estas tres estrategias mediante un proceso de ajuste continuo en el cual es imprescindible considerar siempre las repercusiones que puede acarrear en las otras estrategias la implementación de algún cambio en cualquiera de ellas.
Conclusiones
Independientemente del tamaño y complejidad de una organización, es importante que se reconozca la diferencia entre una herramienta de cómputo y un Sistema de Información que apoye a la gestión empresarial y fortalezca la toma de decisiones.
Como se mencionó en el documento, las herramientas computacionales así como las tecnologías de la información juntas no son sinónimos de Sistemas de Información; las computadoras organizadas se utilizan para construirlo, pero por sí mismas no necesariamente aportan beneficios a la empresa, por lo que es indispensable conocer bien la organización, tener diseñados los métodos mediante los cuales se pueda generar información valiosa, oportuna y eficiente, para que así, al emplear un sistema que apoye los procesos alineados con los objetivos organizacionales proporcione los beneficios para los que fueron diseñados.
Referencias Bibliográficas.
Cohen, D., (1998). Sistemas de Información para la toma de decisiones. 2ª. Edición. Ed. Mc Graw Hill.
Cursack, M., & Camussi, E. (2005). Importancia de los Sistemas de Información para la toma de decisiones. Tesis. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Nacional del Litoral. Santa Fe, Argentina
Laudon, K. C. & Laudon, J. P., (2012). Sistemas de información gerencial. 12ª. Edición. Ed. Pearson. 557 pág.
Luftman, J. (2003). Assessing IT/business alignment. Information Systems Management, 20(4), 9-15.
Oz, E. (2001). Administración de Sistemas de Información, 2ª. Edición. México. Thompson Learning.
Pearlson K. E. & Saunders C. S., (2010). Managing and Using Information Systems. A strategic approach. 4ª. Edición. Ed. Wiley. John Wiley & sons inc.
Piccoli G. (2012) Information Systems for Managers. Text & Cases. 2ª. Edición. Ed. Wiley. John Wiley &sons inc. 538 pág.
[a] Profesora por Asignatura en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, Instituto de Ciencias Económico Administrativas, Campus La Concepción, mclavel@uaeh.edu.mx, Tels. 01-771-71-72-000 ext. 2881
[b]Profesor por Asignatura en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, Instituto de Ciencias Básicas e Ingeniería, Ciudad del Conocimiento UAEH, ecornejo@uaeh.edu.mx, Tels. 01-771-71-72-000 ext. 2907